Details zur Ausschreibung - Nr.: 7835
Ausschreibungs-
gegenstand: Beschaffung, Verarbeitung und Archivierung von Lichtbildern für die elektronische Gesundheitskarte sowie Betrieb einer Hotline und eines Call-Centers
Ort der Ausführung: Essen
Land der Ausführung: Nordrhein-Westfalen
Angebotsfrist: 2007-04-25 / 15:00 Uhr
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Beschreibung:
ART DES ÖFFENTLICHEN AUFTRAGGEBERS UND HAUPTTÄTIGKEIT(EN):
Sonstiges: Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) mit 67 deutschen gesetzlichen Betriebskrankenkassen als Gesellschafter.
Sonstiges: Beschaffungsgesellschaft.
Der öffentliche Auftraggeber beschafft im Auftrag anderer öffentlicher Auftraggeber: Nein.
AUFTRAGSGEGENSTAND
Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber:
Beschaffung, Verarbeitung und Archivierung von Lichtbildern für die elektronische Gesundheitskarte sowie Betrieb einer Hotline und eines Call-Centers.
Art des Auftrags sowie Ort der Ausführung, Lieferung bzw. Dienstleistung:
Dienstleistung.
Dienstleistungskategorie: Nr. 7.
Gegenstand der Bekanntmachung:
Öffentlicher Auftrag.
Kurze Beschreibung des Auftrags oder Beschaffungsvorhabens:
Die gesetzlichen Krankenkassen in Deutschland sind verpflichtet, für ihre Versicherten eine sogenannte elektronische Gesundheitskarte einzuführen. Diese muss für die Versicherten mit vollendetem 15. Lebensjahr unter anderem ein Lichtbild des Versicherten enthalten.
Vor diesem Hintergrund haben 67 gesetzliche Betriebskrankenkassen die BKK Lichtbildbeschaffungs-GbR gegründet.
Der Auftrag umfasst die erforderlichen Leistungen zur Beschaffung, Verarbeitung und Archivierung der Lichtbilder von den Versicherten sowie der Betreuung dieses Auftrages mittels einer Hotline und eines Call-Centers.
Auf der Grundlage von Datensätzen der jeweiligen Krankenkasse werden zunächst Anschreiben und Rücksendebögen hergestellt. Diese werden an die Versicherten mit der Bitte versandt, ihrer Krankenkasse ein Lichtbild zukommen zu lassen. Sodann werden die von den Versicherten eingesandten Rücksendebögen erfasst, indem die Lichtbilder eingescannt und den Versichertendaten zugeordnet werden.
Des Weiteren werden die eingegangenen Rücksendebögen nach ihrer elektronischen Verarbeitung recherchefähig bis zum Abschluss des Projekts eingelagert. Der Prozess endet grundsätzlich mit der Datenlieferung des digitalisierten Lichtbildes an die betreffende Betriebskrankenkasse und der Übernahme der Daten in deren Lichtbildarchiv.
Darüber hinaus wird eine sog. Hotline für telefonische Rückfragen von den Versicherten sowie ein sog, Call-Center für eine telefonische Anforderung der Lichtbilder bei den Versicherten betrieben.
Die vorgenannten Dienstleistungen sind dabei sowohl für die vorhandenen Bestandskunden der beteiligten Betriebskrankenkassen (sog. Initialphase) als auch - während der Vertragslaufzeit - für Neukunden, bei Kartenersatz und bei Änderungen zu erbringen (sog. Regelbetrieb).
Unmittelbar nach Zuschlagserteilung sollen die Rechte und Pflichten der BKK Lichtbildbeschaffungs-GbR jeweils auf die beteiligten Betriebskrankenkassen übertragen werden, soweit sich die ausgeschriebenen Leistungen auf die dort Versicherten beziehen. Nach dieser Vertrags Übemahme sollen ausschließlich gesonderte Vertragsverhältnisse des Auftragnehmers mit jeder einzelnen Betriebskrankenkasse bestehen.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich im wesentlichen:
- die Datensätze der Versicherten von den einzelnen Betriebskrankenkassen - entsprechend den, von der ISKV GmbH zur Verfügung gestellten Schnittstellenbeschreibungen - zu übernehmen und zu verarbeiten; - personalisierte Anschreiben an die Versicherten (Erstanforderung, Reminder, Korrekturanforderungen]) sowie Rücksendebögen herzustellen, mit denen die Versicherten zur Einsendung von Lichtbildern aufgefordert werden;
- die entsprechenden Anschreiben und Rücksendebögen an die Versicherten zu versenden;
- die von den Versicherten eingesandten Rücksendebögen zu erfassen, wobei die Lichtbilder einer qualitativen Prüfung unterzogen, eingescannt und den Versichertendaten zugeordnet werden;
- die eingegangenen Rücksendebögen nach ihrer elektronischen Verarbeitung bis zum Abschluss des Projektes recherchefähig einzulagern;
- die digitalisierten Lichtbilder an die jeweilige Betriebskrankenkasse zu liefern, die diese Daten in ein Lichtbildarchiv übernimmt.
Die vorgenannten Dienstleistungen sind -jeweils gesondert - für alle Betriebskrankenkassen zu erbringen, die an der BKK Lichtbildbeschaffung-GbR beteiligt sind.
Die BKK Lichtbildbeschaffung-GbR geht davon aus, dass im ersten Vertragsjahr ca. 1 860 000. Lichtbilder von den Bestandskunden (Initialphase) sowie ca. 95 000 Lichtbilder für Neukunden, bei Kartenersatz und bei Änderungen (Regelbetrieb) zu beschaffen sind. Im optionalen zweiten und dritten Vertragsjahr (nur Regelbetrieb) sind voraussichtlich jeweils 80 000 bis 100 000 Lichtbilder zu beschaffen.
Die Leistungen in der Initialphase sind innerhalb von 3 bis 6 Monaten ab Beginn der Auftragsausführung zu erbringen. In der Initialphase ist daher eine Produktion von 500 000 Anschreiben pro Monat sowie eine Verarbeitung von 500 000 Rücksendebögen pro Monat zu gewährleisten.
Der Auftragnehmer betreibt eine Hotline als Ansprechpartner für telefonische Rückfragen von Versicherten, die zur Einsendung eines Lichtbildes aufgefordert worden sind. Diese Dienstleistung ist -jeweils gesondert - für alle Betriebskrankenkassen zu erbringen, die an der BKK Lichtbildbeschaffungs-GbR beteiligt sind.
Für jede Betriebskrankenkasse ist dabei eine separate Telefon-Hotline einzurichten. Die Schätzungen der einzelnen Betriebskrankenkassen der BKK Lichtbildbeschaffungs-GbR gehen davon aus, dass 10 bis 40 % der Mitglieder sowie der Familienversicherten mit abweichender Anschrift die Leistungen der Hotline in Anspruch nehmen werden.
Auf der Basis dieser Schätzungen sind im ersten Vertragsjahr (Initialphase und Regelbetrieb) daher 320 000 bis 360 000 Anrufe, im optionalen zweiten und dritten Vertragsjahr (nur Regelbetrieb) jeweils ca. 10 000 Anrufe zu erwarten. Die Dauer der Anrufe wird mit jeweils 2 bis 3 Minuten angenommen.
Der Auftragnehmer betreibt zusätzlich ein Call-Center zur telefonischen Lichtbildanforderung bei jenen Versicherten, die nach der schriftlichen Aufforderung durch den Auftragnehmer kein verwendungsfähiges Lichtbild eingesandt haben. Diese Dienstleistung ist für jede einzelne Betriebskrankenkasse zu erbringen, die an der BKK Lichtbildbeschaffung-GbR beteiligt ist. Die telefonische Kontaktaufnahme erfolgt dabei im davon aus, dass im Mittel von ca. 16 % der Versicherten nach der zweiten schriftlichen Aufforderung durch den Auftragnehmer kein verwendungsfälliges Lichtbild vorliegt. Die telefonische Kontaktaufnahme des Call-Centers richtet sich nur an Mitglieder sowie Familienversicherte mit abweichender Anschrift.
Auf der Basis dieser Schätzungen sind im ersten Vertragsjahr (Initialphase und Regelbetrieb) daher 250 000 bis 300 000 Anrufe, im optionalen zweiten und dritten Vertragsjahr (nur Regelbetrieb) jeweils ca. 10 000 Anrufe zu erwarten. Die Dauer der Anrufe wird mit jeweils 2 bis 3 Minuten angenommen.
Die Leistung des Call-Centers in der Initialphase sind innerhalb von 12 Wochen und im Regelbetrieb innerhalb von einer Woche nach Fristablauf der letzten schriftlichen Aufforderung zu erbringen.
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV):
72300000, 74832100, 74875100, 78240000, 74831500, 72512000, 30252000, 30257000, 75300000.
Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen (GPA):
Nein.
Aufteilung in Lose:
Nein.
Varianten/Alternativangebote sind zulässig:
Nein.
Gesamtmenge bzw. -umfang:
Der Auftrag umfasst die Beschaffung, Verarbeitung und Archivierung der Lichtbilder von insgesamt ca. 2 000 000 Versicherten. Darüber hinaus hat die Hotline voraussichtlich 320 000 bis 360 000 Telefonanrufe von Versicherten entgegen zu nehmen und das Call-Center 250 000 bis 300 000 Versicherte telefonisch zu kontaktieren.
Optionen:
Ja.
Beschreibung der Optionen: Beschreibung der Optionen: Der Auftraggeber, d. h, jede beteiligte Betriebskrankenkasse, ist berechtigt, die Vertragslaufzeit durch einseitige Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer zweimal um je ein weiteres Jahr zu verlängern.
VERTRAGSLAUFZEIT BZW. BEGINN UND ENDE DER AUFTRAGSAUSFÜHRUNG:
Dauer in Monaten: 12 (ab Auftragsvergabe).
Bedingungen:
RECHTLICHE, WIRTSCHAFTLICHE, FINANZIELLE UND TECHNISCHE INFORMATIONEN
BEDINGUNGEN FÜR DEN AUFTRAG
Geforderte Kautionen und Sicherheiten:
Der Auftragnehmer hat als Sicherheitsleistung dem Auftraggeber, d.h. jeder beteiligten Betriebskrankenkasse, eine Bürgschaft in Höhe von 3 % der entsprechenden Auftragssumme zu stellen. Die Sicherheitsleistung dient dem Zweck, die Erfüllung sämtlicher Verpflichtungen aus dem Vertrag, insbesondere die vertragsgemäße Ausführung der Leistung, Ansprüche auf Schadenersatz und Erstattung von Überzahlungen sowie die Erfüllung der Gewährleistungsansprüche, sicherzustellen. Die Sicherheit ist innerhalb von 14 Tagen nach Vertragsabschluss zu leisten.
Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Gesamtschuldnerisch haftende Arbeitsgemeinschaft mit einem zur Alleinvertretung bevollmächtigten Vertreter.
Sonstige besondere Bedingungen an die Auftragsausführung:
Ja.
Der Auftragnehmer hat bei der Erhebung und Verarbeitung der Daten die Vorgaben des Sozialdatenschutzes zu beachten. Der Auftragnehmer hat durch organisatorische und technische Maßnahmen ein angemessenes Datenschutzniveau bei der Verarbeitung der Daten der Versicherten sicherzustellen. Sofern dies erforderlich ist, hat der Auftragnehmer auf Weisung des Auftraggebers weitere Maßnahmen zu treffen.
TEILNAHMEBEDINGUNGEN
Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
1) Auszug aus dem Strafregister oder eine gleichwertige Urkunde einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslandes betreffend den Bieter oder seine nach Satzung oder Gesetz Vertretungsberechtigten.
2) Bescheinigung der zuständigen Behörden über die Abführung der Sozialbeiträge, Steuern und Abgaben.
3) Eigenerklärung des Bieters zur Nichtbeschäftigung von illegalen Arbeitskräften.
4) Nachweis der Eintragung im Berufs- und Handelsregister.
Wichtige Hinweise:
- Der Zuschlag wird nur auf Angebote erteilt, dessen Anbieter unter „Technische Leistungsfähigkeit“ - sowie die zuvor bezeichneten Nachweise erbracht hat. Die BKK Lichtbildbeschaffungs- GbR wird daher unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes Nachweise von Bietern nachfordern, die diese zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht vorgelegt haben. Die BKK Lichtbildbeschaffungs- GbR wird hierbei kurze Fristen setzen, nach deren Ablauf Angebote ausgeschlossen werden können, Vor diesem Hintergrund wird dringend angeraten, die unter „Technische Leistungsfähigkeit“ sowie die zuvor genannten Nachweise bereits mit im Angebot einzureichen.
- Soweit der Bieter beabsichtigt, Subauftragnehmer einzusetzen, sind für diese jeweils unter „Technische Leistungsfähigkeit“ sowie den anderen zuvor genannten Nachweise zu erbringen. Die Nachweise zur wirtschaftlichen sowie technischen Leistungsfähigkeit müssen sich dabei jedoch nur auf jene Leistungen beziehen, die durch den jeweiligen Subauftragnehmer erbracht werden sollen.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
1. Bankerklärung.
2. Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung.
3. Vorlage der - soweit vorhanden - Geschäftsberichte des letzten Kalender- oder Wirtschaftsjahres.
4. Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers und seinen Umfang für mit dem hier vergebenen Auftrag vergleichbare Dienstleistungen in den letzten drei Geschäftsjahren.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards: Die Bemebshaftpflichtversicherung muss die folgende Deckungssumme aufweisen1 000 000 EUR für Schadensfälle pro Jahr.
Technische Leistungsfähigkeit:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
1) Erklärung zur Sicherstellung und Umsetzung sowohl der organisatorischen als auch der technischen Sicherheitsanforderungen (Datenschutz & Datensicherheit).
2) Erklärung zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren.
3) Erklärung, welche Teile des Auftrags als Unteraufträge vergeben werden sollen, Es ist anzugeben, an wen der Unterauftrag weitergegeben werden soll.
Wichtige Hinweise:
- Die vorgenannten allgemeinen Nachweise der technischen Leistungsfähigkeit sind für alle ausgeschriebenen Leistungen zu erbringen. Darüber hinaus haben die Bieter jedoch auch die besonderen Nachweise der technischen Leistungsfähigkeit zu erbringen, für die ausgeschriebenen Leistungen gefordert werden.
- Die Vorgaben unter „Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers“ gelten entsprechend. Hotline.
Beschreibung der technischen Ausrüstung und Darstellung der personellen Ressourcen und Betriebsabläufe zur flexiblen Sicherstellung der Hotline-Funktionalität, die Sicherstellt, täglich mindestens 3 000 Anrufe annehmen zu können.
Call-Center:
Beschreibung der technischen Ausrüstung und Darstellung der personellen Ressourcen und Betriebsabläufe zur flexiblen Sicherstellung der Call-Center-Funktionalität, die sicherstellt, täglich mindestens 4 000 Anrufe tätigen zu können.
Vorbehaltene Aufträge:
Nein.
BESONDERE BEDINGUNGEN FÜR DIENSTLEISTUNGSAUFTRÄGE
Die Erbringung der Dienstleistung ist einem besonderen Berufsstand vorbehalten:
Nein.
Juristische Personen müssen die Namen und die berufliche Qualifikation der Personen angeben, die für die Ausführung der betreffenden Dienstleistung verantwortlich sein sollen:
Nein.
VERFAHREN
Verfahrensart:
Offenes Verfahren.
Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs:
Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote Nein.
ZUSCHLAGSKRITERIEN
Zuschlagskriterien:
Wirtschaftlich günstigstes Angebot in Bezug auf die Kriterien, die in den Verdingungs-/Ausschreibungsunterlagen, der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder zur Verhandlung bzw. in der Beschreibung zum wettbewerblichen Dialog aufgeführt sind.
Es wird eine elektronische Auktion durchgeführt:
Nein.
VERWALTUNGSINFORMATIONEN
Aktenzeichen beim öffentlichen Auftraggeber:
07-0095-1410.
Bedingungen für den Erhalt von Verdingungs-/Ausschreibungs- und ergänzenden Unterlagen bzw. der Beschreibung
Schlusstermin für die Anforderung von oder Einsicht in Unterlagen: 19.4.2007 - 15:00.
Die Unterlagen sind kostenpflichtig: Nein.
Schlusstermin für den Eingang der Angebote bzw. Teilnahmeanträge:
25.4.2007 - 15:00.
Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge verfasst werden können:
Deutsch.
Bindefrist des Angebots:
Bis: 1.8.2007.
Bedingungen für die Öffnung der Angebote:
2007 - 12:00.
Ort: Essen.
Personen, die bei der Öffnung der Angebote anwesend sein dürfen: Nein.
ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN
DAUERAUFTRAG:
Nein.
AUFTRAG IN VERBINDUNG MIT EINEM VORHABEN UND/ODER PROGRAMM, DAS AUS GEMEINSCHAFTSMITTELN FINANZIERT WIRD:
Nein.
NACHPRÜFUNGSVERFAHREN/RECHTSBEHELFSVERFAHREN
Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren:
Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt, Kaiser-Friedrich-Str. 14, D-53113 Bonn. Tel. 049-(0)228-9499-163.
Stelle, bei der Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erhältlich sind:
Bundeskartellamt, Kaiser-Friedrich-Straße 16, D-53113 Bonn. E-Mail: Info@bundeskartellamt.bund.de. Tel. 09-(0)228-94990.
Zahlungsbedingungen:
-
Ausschreibende Stelle
Firma: BKK Lichtbildbeschaffungs-GbR c/o BKK Bundesverband
z. Hd. von Frau Sabine Oberhardt
Strasse: Kronprinzenstraße 6
PLZ, Ort: 45128 Essen
Bundesland: Nordrhein-Westfalen
Telefon: 0201/179-1164
Fax: 0201/179-10 28
eMail: zd@bkk-bv.de
Einsicht und Anforderung der Verdingungsunterlagen
Adresse: s. oben
Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte an
Adresse: s. oben
Kontaktperson: Frau Sabine Oberhardt
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